リモートワークが定着し、私たちの働き方は大きく変化しました。
同じ場所で働くことが減り、オンラインでのやり取りが中心となった今、「伝える力」がこれまで以上に求められています。
リモートワーク・非対面の場面が増えた事がもたらした一番の変化は、「文章を書いて相手とコミュニケーションをする機会が圧倒的に増えたこと」なのではないでしょうか。
特に、文字によるコミュニケーションが増えたことで、文章力＝信頼力といえる時代になりました。
この記事では、リモート環境で信頼とエンゲージメントを高めるための「伝わる文章設計」について解説いたします。
◆目次
- リモート環境では「文章」が信頼の顔になる
- 「伝わる文章」はチームの生産性とエンゲージメントを高める
- 信頼を生む文章設計の3つの原則
- まとめ：文章力は「距離を埋める技術」であり「信頼を築く力」につながる
1.リモート環境では「文章」が信頼の顔になる
1-1.対面で伝わっていた“言外の情報”が消えたからこそ、言葉が印象を決める
これまでの職場では、声のトーンや表情、仕草など、非言語の情報が信頼構築に大きく作用していましたが、リモートワークの場合、チャットやメール中心のコミュニケーションになるため、これらの要素がほとんど伝わりません。そのため、リモート環境では、文章＝周りからの印象に直結します。メールの一文、チャットの一言、提案書の段落など、文章の精度や配慮の有無が、そのまま信頼の尺度となるのです。
1-2.「文章の質」が“仕事の質”として見られてしまう
非対面のやり取りでは、相手の人柄や誠実さを判断する材料が限られてしまいます。限られた中で唯一、読み手が確認できるのが、“書かれた言葉”です。
誤字脱字や曖昧な表現、返信のテンポなどから、慎重さ・思慮深さ・想像力が判断されてしまいます。
言い換えれば、丁寧で正確な文章を書ける人ほど、信頼されやすく、成果を上げやすいといえます。
2.「伝わる文章」はチームの生産性とエンゲージメントを高める
2-1.コミュニケーションの目的＝「正しく・速く伝わる」こと
ビジネスの現場では、情報共有や意思決定のスピードが成果を左右します。そのために必要なのが、“一読で意図が伝わる文章”です。
曖昧な表現や情報の抜け漏れがあると、何度も確認が必要になり、チーム全体の生産性が低下してしまいます。
反対に、読み手がすぐに行動に移せる明快な文章は、業務の効率化に直結します。
2-2.伝わる文章のポイント
リモート環境では、「いかにわかりやすく伝えるか」が成果を左右します。
また、伝わる文章にはいくつかの共通点があり、以下の5つのポイントを意識することで、読み手に負担をかけず、意図が的確に伝わる文章に近づけることができます。
1.結論を冒頭で述べる（PREP法が有効）
ビジネスの文章では、結論を最初に伝えることが基本です。
“何を伝えたいのか”を冒頭で明示することで、相手は全体像をつかみやすくなり、その後に続く説明も理解しやすくなります。
このとき役立つのが「PREP法」です。「PREP法」は、Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（再結論）の頭文字から取った方法でこの流れで構成をすることで、短時間で要旨を把握してもらえる文章になります。
2.一文を短く、句読点を適度に入れる
長い文章は、読み手の理解を妨げる原因になります。
特にオンラインでは、スマートフォンなど小さな画面で読まれるケースも多いため、一文は60文字以内を目安に区切りましょう。
また、適切な位置に句読点を入れることで、文章にリズムが生まれ、読みやすさが格段に向上します。
3.相手の知識レベルに合わせて表現を調整する
専門用語やカタカナ語を多用すると、相手が理解に時間がかかってしまうことがあります。円滑なコミュニケーションのためには、相手の立場や知識レベルを意識し、「誰が読んでもわかる言葉」に言い換えることが大切です。
たとえば「アジェンダ」ではなく「議題」、「リソース」ではなく「人員・時間」とするなど、読み手に合わせて表現を調整することで、誤解や認識のズレを防ぐことができます。
4.改行や空白を活用し、読みやすいレイアウトにする
文章が詰まっているだけで、読む前から“負担感”を覚える人は少なくありません。適度な改行や空白、箇条書きを取り入れることで、視覚的にも整理された印象を与えることができます。
見やすさは「配慮の表れ」であり、読み手への思いやりそのものですので、内容の整理と同時に、見た目の読みやすさも意識すると良いでしょう。
5.「次に何をしてほしいか」を明確に示す
ビジネスの文章は、最終的に「相手に行動を促す」ことが目的です。報告書なら「確認をお願いします」、依頼メールなら「〇日までにご返信ください」など、相手が次に何をすべきかを具体的に伝えるとスムーズです。
依頼の目的が明確であればあるほど、相手も動きやすく、業務のスピードと精度の向上につながります。
文章は情報伝達の手段であると同時に、思考を整理するためのツールです。読みやすく筋の通った文章を書くことで、一貫性が信頼にもつながるだけでなく、文章が整えられることで“思考の整え方”につながり、結果的に信頼を生むことができます。
3.信頼を生む文章設計の3つの原則
3-1.結論ファーストで構成する
ビジネスの文章では、「起承転結」よりも「結論→理由→具体例→再結論（PREP法）」で伝えるようにしましょう。
読み手が限られた時間で判断できるよう、最初に結論を提示することで、文章全体の意図が明確になり伝わりやすくなります。
3-2.読み手の負担を減らすレイアウトを意識する
文章の内容が正しくても、詰まった文字列は読む気を失わせてしまいます。
改行・句読点・見出しなどで“呼吸ができる余白”をつくることで、視覚的にも理解しやすい文章になります。
3-3.相手の行動を想像して書く
送信後、相手が「次にどう動くか」を想定できる文章は、実務的にも信頼されます。
「◯日までに確認いただけますか」「添付資料をご覧ください」など、相手の行動を明示することで、伝達から実行までのスピードを上げることができます。
4.まとめ：文章力は「距離を埋める技術」であり「信頼を築く力」につながる
リモート環境では、顔を合わせる機会が減る一方で、「言葉」がこれまで以上に重みを持つようになりました。
そのため、文章がその人の人柄・誠実さ・信頼感を代弁するようになったため、文章力を磨くことが大切です。
どんなに優れたスキルを持っていても、伝わり方ひとつで誤解が生まれてしまったり、意図せず信頼を損ねてしまうことがあります。
逆に、丁寧で正確な言葉づかい、わかりやすい説明、読み手を思いやる文章がかけることで、人の温度が宿り、画面越しでも「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるようになります。
文章力とは、単に“上手く書く”ための技術ではなく、相手との距離を縮めるための思考と配慮の積み重ねです。
言葉を整えることで、思考が整い、人間関係を整え、組織の信頼基盤を築くことにつながります。
「信頼をデザインする意識」を宿らせていくことで、“伝える”から“伝わる”ものになりますので、ぜひ日々のメールやチャット、企画書から、意識して取り組んでみてはいかがでしょうか。
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