この記事は、展示会に関するシリーズの第2弾です。前回は「BtoBマーケティングには展示会出展が有効！展示会出展における5つのメリット」をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
展示会出展には様々な準備が必要となりますが、主に「1.オペレーションに関する準備」と、「2.展示会の集客に必要な準備」に分けられます。
この記事では、展示会の出展の際にそれぞれの段階で準備すべき10のポイントをご紹介いたします。
記事の中で、今回ホープンが展示会に出展した際に準備したものもご紹介しております。
展示会に過去ご出展された方や、今後展示会出展をご検討されている方の、ご参考になる記事になりましたら幸いです。
◆目次
1.オペレーションに関する準備
まずは、オペレーションに関する準備事項を6点ご紹介いたします。
1-1.どの展示会が自社のターゲットにマッチしそうか調査し決定する
展示会は、経営者をターゲットにしたものや、人事をターゲットにしたものなど、様々な種類があります。
出展する展示会を検討する際には、自社が属する業界やターゲット、開催時期、費用を考慮し、最適な展示会を選ぶようにしましょう。
また特に重要なのは、場所の確保です。出展にあたり、ブース位置によって集客のしやすさが異なります。
展示会のブースの枠には上限があるため、参加したい展示会があれば早めに申し込みを行いましょう。
可能であれば、人目に触れやすいメインの通路に近い場所などを確保しておくと効果的です。
1-2.ブースの設計と施工を行う
企画内容に基づいて、ブースの設計、装飾、レイアウトを決定しましょう。限られたスペース内で最大限の効果を発揮するよう、当日の運営イメージを具体的に考案することが大切です。
展示会の出展にあたり、ブースに設置するもの、ブース床の色、モニターやPCの準備など、ブースに展示するものも検討していく必要があります。
展示会によっては、ブースの設営にあたり電気の準備やブースの撤去などの手配が必要な場合もあります。
また、展示ブースで面談を行う場合、テーブルや椅子の準備が必要な場合もあるので、受付台などの備品の準備から撤収までワンストップで対応してくれる施工業者に依頼しましょう。
ブースには展示できるものに制限があるため、施工の際には必ず主催者側のルールに従い準備を行っていきましょう。
1-3.展示ブースのテーマカラーやデザインを決める
展示ブースは、来場者の第一印象を決定づける重要な要素です。ブースのテーマカラーやデザインを決定する際には、商品のブランドだけでなく企業のブランドイメージも踏まえて考えましょう。
色彩やデザインの一貫性を保つことで、プロフェッショナルな印象を与え、来場者の関心を引きやすくし、信頼感にもつながります。
▼カラーブランディングについての記事はこちら
「カラーブランディング」とは？ブランドカラーが与える色の効果を解説！
展示会ブースの色選びについて迷ってしまった場合は、自社のブランドカラーを使用し、統一感を持たせるのも選択肢の一つです。
今回、ホープンは2025年6月に開催する「第23回東京［春］ 総務・人事・経理 Week」に出展いたしますが、ホープンの展示ブースではブランディングのため、ブランドカラーの緑をモチーフにした形でブースの色味を決定いたしました。
また、SDGsの観点から繰り返し使用できるオリジナルの什器を準備いたしました。こちらは、1回だけの使用ではなく、次回以降の展示会でも使用することができるため、環境にも配慮した形になっており選定いたしました。
今回は、「カタログスタンド」と「カウンターテーブル」を作成いたしましたが、折り畳み式になっており、素材も比較的軽いため、あまり力がない方でも持ち運びしやすいものになっています。
デザインは、次回以降も使用することを想定し、あえてブランドカラーやロゴのみのシンプルなものにしたため、利便性の高いものになりました。
▼展示会用に制作したオリジナル什器（折り畳み式のカタログスタンドとカウンターテーブル）
今回作成しました什器以外にも、その他什器の幅や高さをご指定のサイズで制作することも可能です。
ホープンではオリジナルの什器の制作もデザインから承りますのでお気軽にご相談ください。
1-4.展示用パネル・ポスターの準備をする
ブース内での訴求力を高めるために、展示用にパネルやポスターを準備することも有効です。
展示用パネルには、自社の商品やサービスの強みを視覚的に伝えるため、キャッチコピーや伝えたい情報を整理して訴求するようにしましょう。
今回ホープンは、2種類のA4のパネルを準備いたしました。
ホープンが今まで制作してきました、「ホワイトペーパー」をノベルティとしてご用意をしたため、そちらを訴求するパネルを制作いたしました。
A4サイズのパネルは、比較的場所も取らずハードル低く訴求することができるため、何か訴求したいものがありましたら、展示用パネルもご用意するのはいかがでしょうか。
▼展示会のノベルティとしても活用できる「ホワイトペーパー」の制作について気になる方は、以下の記事もご覧ください。
ホワイトペーパーとは？作成におけるポイントと活用術を解説！
1-5.当日アテンドするスタッフを決定する
展示会当日のスタッフを決定しましょう。自社で人数を集めるのが難しい場合は、コンパニオンの検討も必要です。
コンパニオンの役割に応じて、来場者をブースに案内したり、名刺獲得のために自社ブースをアピールすることができます。
当日アテンドするスタッフが決定したら、当日ブースの魅力をアピールするため、展示するブースについて事前に共有しておきましょう。
展示会は比較的最終日に集客が多い傾向にありますので、最終日の人員を多めに確保するなど工夫すると良いでしょう。
また、アテンドするスタッフの選定や事前の教育を行うと、展示会当日がスムーズに進行できます。
1-6.展示会当日にアテンドするスタッフのユニフォームを決定する
展示会当日のスタッフのユニフォームを決定しましょう。スタッフの一体感を高めるだけでなく、来場者と区別するため、スムーズにお客様をご案内できるというメリットもあります。
ユニフォームを用意する場合は、ブランドカラーやブースのカラーで統一することで、展示ブースのブランディング効果を高めるだけでなく、来場者に対してプロフェッショナルな印象を与えます。
ぜひ、ユニフォームのデザインもブランドイメージに合わせて選び、スタッフ全員が一貫したビジュアルを整えておきましょう。
ホープンも、スタッフの一体感や来場者の方にブースの担当者の方だと一目見てわかるように、キャッチコピー「伝わるツールでお手伝い」を印字したオリジナルTシャツを作成いたしました。
ホープンでは、展示会のTシャツのデザインから、ブースデザイン、当日のスタッフの派遣などの準備をサポートしていますので、お気軽にお問い合わせください。
2.展示会の集客に必要な準備
以下に展示会の集客に必要な準備をご紹介します。
2-1.展示会配布用チラシ・パンフレットなどの制作をする
展示会で配布するチラシやパンフレットの準備も大切です。展示会では、多くのブースでチラシやパンフレットが配布されます。
自社のチラシやパンフレットが埋もれないよう、会社名や商品名を覚えてもらいやすいデザインにしましょう。
チラシやパンフレットには、情報を過度に詰め込まず、ポイントを絞って明確に伝えることが大切です。
商品の価値を分かりやすく伝えるために、数字やグラフや写真などを効果的に使いましょう。
展示会では多くの企業が出展しているため、なるべく情報がシンプルでわかりやすいデザインで制作するのがおすすめです。
今回、ホープンは2025年6月に開催する「第23回東京［春］ 総務・人事・経理 Week」に出展にあたり、以下のチラシを準備いたしました。
※伝えたいキーワードは大きく、写真を多く入れることで伝えたい内容がイメージしやすいよう工夫いたしました。
ホープンは、お客様向けに展示会で使用するチラシやパンフレットなどの制作もサポートしておりますのでお気軽にお問い合わせください。
2-2.当日流すPR動画を準備する
ブース内の集客には、モニターで動画を流すことも選択肢の一つです。動画によって、商品の魅力や使用方法、サービスの詳細などを分かりやすく説明することができます。
文字情報だけでなく映像でも訴求することで、関心を引き出しやすくなります。また、動画に音楽を付けることで、興味を引きやすいというメリットもあります。
当日は、動画の再生ループを設定することで、ブース内のモニターで繰り返し流すことができます。ループ設定を利用して来場者に常にアピールできるようにしましょう。
ホープンでは、以下のプロモーション動画を準備いたしました。
▼当社ホープンのプロモーション動画はこちら
2-3.ノベルティを準備する
来場者に配布するノベルティグッズも準備しましょう。ノベルティには様々な種類がありますが、季節感が合うものや、実用的なアイテムを選ぶと良いでしょう。
例えば、卓上カレンダーやボールペンやお菓子、夏であれば扇子、冬であればカイロなど、日常で活用できるものが理想です。
会社名や商品名を入れてオリジナルのノベルティを作ることもできます。
ノベルティはブランドの認知向上に有効ですので、準備できる場合は準備しましょう。
オリジナルのノベルティを制作する場合は、早めの準備が必要です。
ホープンの展示会では、今回気温も高い時期というのもあり清涼感のある「ミントタブレット」と、配布するチラシなどお持ち帰りいただけるように、環境配慮紙を使用した「ノベルティバッグ」を作成いたしました。
ノベルティには、今回訴求したいキャッチコピーやキャラクターを入れて、印象に残るよう工夫をしております。
▼ミントタブレット
▼環境配慮紙で制作したオリジナルノベルティバッグ
今回のようなキャラクターを活用した「キャラクターブランディング」について、ご興味がある方は以下の記事もご覧ください。
▼「キャラクターブランディング」が気になる方にはこちらの記事がおすすめ
キャラクターブランディングとは？「ゆい吉」の取り組みを例に解説
ホープンでは、オリジナルのノベルティ制作やキャラクター制作も承っておりますのでお気軽にご相談ください。
2-4.名刺を多めに準備する
展示会では、多くのビジネスパートナーや潜在顧客と出会う機会があるため、当日配布用に名刺を多めに準備しておきましょう。展示会用に新しく名刺をデザインすることも有効です。
ホープンでも展示会用に、今回訴求したい内容を入れたオリジナルの名刺を作成しお配りしています。
ホープンは、展示会のブースデザインから、チラシやパンフレット制作、当日流すPR動画、当日配布する名刺やノベルティ制作など幅広く対応しておりますので、お気軽にご相談ください。
3.まとめ
今回、「展示会出展のために準備するべき10のこと」をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
その他にも準備いたしましたが、今回一部をご紹介させていただきました。展示会出展は、お客様と直接接点を持つことができ、BtoBマーケティングの一環としても非常に有効ですので、前向きにご検討されてみてはいかがでしょうか。
ホープンでは、展示会に関するブースデザインから、オリジナル什器の制作、当日配布するチラシ・カタログ・パンフレットの制作、ノベルティ制作、動画制作まで幅広く対応しております。
展示会に出展したいがリソースが足りない、展示会で使用するコンテンツの制作をサポートしてほしいなどのご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
＼展示会で使用するチラシや動画制作もできるBPOサービスはこちら／
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